لو يصل إليك ملف مبيعات من كل فرع، فالنسخ واللصق يبدو سريعًا في أول أسبوع، ثم يتحول إلى مصدر أخطاء. Power Query يسمح ببناء خطوات قابلة للتكرار لاستيراد الملفات وتنظيفها ودمجها. لكن نجاح التحديث يبدأ بتنظيم الملفات، وليس بالضغط على زر دمج فقط.
متى يكون الدمج من مجلد مناسبًا؟
يكون مناسبًا عندما تمثل الملفات النوع نفسه من البيانات ولها بنية متقاربة. مثال: ملف يومي يحتوي تاريخًا ورقم طلب وصنفًا وكمية وقيمة. إذا كان أحد الملفات تقريرًا إجماليًا والآخر تفاصيل طلبات، فلا تضعهما في عملية واحدة قبل فهم العلاقة؛ الدمج المباشر قد يكرر القيم.
جهّز مجلد الإدخال
أنشئ مجلدًا يضم الملفات المطلوب استيرادها فقط. احتفظ بالتقرير النهائي خارجه حتى لا يُستورد مرة أخرى عند التحديث. وحّد أسماء الأعمدة واسم الجدول قدر الإمكان، واستبعد النسخ الاحتياطية والملفات المؤقتة. احتفظ بالأصول، واجعل أي تجربة أولى على نسخ منفصلة.
خطوات العمل في Excel
- من بيانات اختر الحصول على بيانات، ثم من ملف، ثم من مجلد، وفق واجهة نسختك.
- حدد المجلد وراجع قائمة الملفات قبل الدمج.
- اختر التحويل إذا كنت تحتاج إلى تصفية الملفات أو الامتدادات أولًا.
- استخدم خيار الدمج وحدد الجدول أو الورقة المناسبة من ملف العينة.
- راجع الأعمدة وأنواع البيانات، ثم أغلق وحمّل الناتج إلى ورقة جديدة.
توثق Microsoft الاستيراد من مجلد ودمج الملفات باستخدام Power Query. أسماء القوائم وتوفر الخيارات قد تختلف بين الإصدارات والمنصات، لذلك طابق الخطوات مع نسختك.
احتفظ باسم الملف كمصدر
وجود عمود باسم الملف يسهل تتبع السجل غير المعتاد. لو ظهرت قيمة بيع مرتفعة، يمكنك العودة إلى الملف المسؤول بدل البحث في جميع الملفات. ويمكنك إضافة عمود للفرع عندما تكون تسمية الملفات منتظمة، لكن راجع حالات اختلاف التسمية قبل استخراج الاسم تلقائيًا.
مثال افتراضي لمراجعة الدمج
لنفترض وجود ثلاثة ملفات بها 120 و95 و85 سجلًا، دون صفوف إجمالية. الناتج المتوقع 300 سجل قبل أي استبعاد موثق. إذا خرجت 301، ابحث عن عنوان متكرر أو صف إجمالي. وإذا خرجت 295، افحص ما إذا كانت خطوة تصفية قد حذفت سجلات صحيحة. اكتب تفسيرًا لكل فرق؛ مطابقة العدد ليست خطوة تجميلية.
ثلاثة أخطاء شائعة
تغير نوع التاريخ
ملف يستخدم اليوم ثم الشهر وآخر يعكس الترتيب يمكن أن ينتجا تواريخ صحيحة شكليًا وخاطئة فعليًا. عيّن التحويل بحسب الإعداد المحلي المناسب، وراجع عينة تتضمن أيامًا أكبر من 12 لكشف الالتباس.
الأصفار الأولى في رقم الطلب
الرقم 00125 قد يكون معرفًا يحتاج الأصفار. خزّنه كنص عندما يكون ذلك جزءًا من تعريفه، ولا تحوله إلى عدد لمجرد أنه يتكون من أرقام.
إخفاء الأخطاء باستبدالها بصفر
الصفر قد يعني مبلغًا حقيقيًا. احتفظ بالأخطاء في قائمة مراجعة وحدد سببها، ثم قرر طريقة التعامل معها بدل تغيير معناها تلقائيًا.
كيف تضيف ملفات جديدة؟
ضع الملف الجديد في المجلد بنفس البنية، ثم حدّث الاستعلام. بعد التحديث راجع تاريخ آخر ملف وعدد السجلات وإجمالي القيمة. إذا تغيرت الأعمدة، قد تحتاج إلى تعديل خطوات التحويل؛ عبارة «تلقائي» لا تعني الاستغناء عن الفحص.
أسئلة شائعة
هل Power Query يحتاج كودًا؟
يمكن تنفيذ كثير من الاستيراد والتنظيف من الواجهة. قد تحتاج تعديلات أكثر تقدمًا عندما تختلف الملفات بشدة.
هل حذف التكرارات آمن؟
فقط بعد تعريف السجل المتكرر. طلبان للصنف نفسه ليسا بالضرورة تكرارًا، وقد تحتاج إلى رقم الطلب والفرع والتاريخ معًا.
ابدأ بمجلد تجريبي صغير وثلاثة ملفات، وثبّت فحوص العدد والإجمالي، ثم وسّع العملية. التقرير الذي يمكن تفسير مصدر كل صف فيه أسهل في الصيانة من تقرير كبير مجهول المصدر.
اقرأ أيضًا: تحويل صورة جدول إلى Excel ومراجعة الأخطاء.
مصدر رسمي: Microsoft: دمج الملفات من مجلد. تمت مراجعة المقال في 7 أكتوبر 2026.